Timeular Zei im Test: Smarte Zeiterfassung für den Schreibtisch

Mit dem Timeular Zei haben wir bei handy.de in den vergangenen Wochen ein Gadget der ganz anderen Art testen dürfen. Wenn Du als Selbstständiger oder in Deinem Beruf viel auf unterschiedlichen Projekten arbeitest, dann solltest Du Dir diesen Erfahrungsbericht zum smarten Zeitwürfel auf jeden Fall in Ruhe durchlesen. Denn der Würfel mit acht Ecken erfasst, wie viele Minuten oder Stunden Du an welcher Aufgabe oder Projekt gearbeitet hast und bereitet die Daten digital auf. Wie das genau funktioniert und wie sich der Würfel im Test geschlagen hat, verraten wir Dir hier.

App herunterladen und verbinden

Für jeden, der schon mal ein Bluetooth-Gerät mit seinem Handy verbunden hat, wird die Einrichtung des magischen Würfels ein Kinderspiel sein. Denn auch wenn der Timeular Zei kein Würfel im klassischen Sinne ist, bietet er am Ende doch auch “nur“ zwei Seiten mehr und einen schwarzen Taster, der die Bluetooth-Verbindung steuert. Im ersten Schritt solltest Du als Nutzer die kostenlose App auf Dein Smartphone installieren. Die Timeular App ist kostenlos im Google Play Store und Apple App Store zum Download verfügbar.

Für die finale Verwaltung der erfassten Daten macht es aber Sinn, die Timeular-Software auch auf dem privaten oder geschäftlichen Computer zu installieren. Das Start-Up Timeular bietet hier eine Desktop-Version für Windows und Mac an.

Zunächst sollte der Würfel jedoch per App verbunden werden. Beim ersten Öffnen der App musst Du einen kostenlosen Account erstellen. Danach kannst Du den Würfel per Bluetooth verbinden. Anhand des LED-Blinkmusters lässt sich erkennen, ob der Würfel verbunden ist. Ist der Würfel erfolgreich mit dem Handy verbunden, so blinkt die LED in der Farbe Grün zunächst konstant, dann langsam ausblendend.

Timeular Zei beschriften und losdrehen

Ist der Würfel per Bluetooth verbunden, können über die App oder die Software am PC weitere Einstellungen vorgenommen werden. Damit die Software am PC die Inhalte synchron zum gekoppelten Smartphone anzeigt, musst Du Dich mit dem gleichen Timeular-Account einloggen. Nun können entweder am Smartphone oder über den PC die acht Seiten verschiedenen Aufgaben zugewiesen werden. Dies funktionierte in unserem Test auf Anhieb sehr gut. Ist eine Seite einer Tätigkeit zugeordnet, kann der Würfel wieder auf eine freie Seite gedreht werden.

Es empfiehlt sich, die Seiten nach der Zuordnung auf dem Würfel direkt entsprechend zu beschriften oder zu bekleben, damit Du nicht durcheinander kommst. Im Lieferumfang enthalten ist ein Stift zum Beschriften, ein Radiergummi – damit alte Aufgaben neuen weichen können – und eine Auswahl verschiedener Sticker mit gängigen Symbolen wie einem Telefon, Brief (für Mails) oder Social Media Icons.

In der App oder über die Software kann jede Seite nicht nur einer Tätigkeit oder einem Projekt zugewiesen werden, sondern auch einer Farbe. Die farbliche Einteilung hilft später beim schnellen Analysieren der erfassten Zeiten. Sind alle Seiten zugeordnet, kann das Tracking gestartet werden.

Und jetzt: Das Drehen nicht vergessen!

Von nun an liegt es fast nur noch am Benutzer selbst, dass das Tracking richtig gemessen wird. Denn der Würfel zeichnet immer nur die Aktivität auf, die auf der oberen Seite lesbar oder mit einem Sticker sichtbar ist. Insbesondere in den ersten Tagen muss man sich als Nutzer immer wieder selber daran erinnern, beim Wechsel der Aktivität den Würfel auch zu drehen. Im hektischen Alltag passiert es eben doch oft, dass man auf die aufpoppende Mail “mal eben schnell antwortet“ und für diese Aktion den Würfel vergisst zu drehen. Aber auch diese vermeintliche kurze Mail können schnell mal 10 Minuten Arbeitszeit sein und das Ergebnis verfälschen.

In den Testtagen kam es im Redaktionsalltag öfters mal dazu, dass das Drehen doch auch mal für längere Zeit vergessen wurde. So kann aus einer News-Freigabe, die eigentlich nur 5-10 Minuten Zeit in Anspruch nimmt, auf dem digitalen Papier auch mal eine längere Angelegenheit werden. Das Gute: Solltest Du mal das Drehen vergessen haben, kannst Du den Zeiteintrag auch manuell noch nachjustieren.

Wenn das Tracking gestoppt werden soll, muss der Würfel einfach nur in die mitgelieferte „Basis-Station“ gestellt werden. Die Sensoren erkennen anhand der schrägen Positionierung des Würfels automatisch, dass die Zeiterfassung gestoppt werden soll. Diese „Stop“-Zeiten erfasst der Würfel jedoch in der Übersicht nur als „graue Felder“, ohne Zuordnung. Möchte man als Nutzer zum Beispiel wissen, wie viele Minuten man am Tag mit Pausen, Kaffeeklatsch in der Küche oder beim Rauchen verbringt, muss diesem Bereich eine eigene Würfelseite gewidmet werden. Exemplarisch haben wir Dir hier mal einen Tag in der Redaktion protokolliert.

Daten exportieren nur in der Pro-Version

Möchte man die Daten dann jedoch von der App oder der Software exportieren z.B. in eine Excel-Tabelle, benötigt man die Pro-Version. Derzeit (Stand Mai 2018) bietet Timeular beim Bestellen des Zei-Würfels das Pro Paket stark vergünstigt an. Der Zei Würfel kostet im Pro-Paket anstatt 115 Euro „nur“ noch 49 Euro und die monatlichen Kosten für die Pro-Version belaufen sich auf 9 Euro pro Monat. Für die ersten sechs Monate erfolgt die Zahlung vorab. Es entstehen also Kosten von 54 Euro. Nach den sechs Monaten verlängert sich der Pro-Plan automatisch, es sei denn Du kündigst ihn in Deinem Benutzerkonto. Entscheidest Du Dich für das Starter-Paket, kostet der Zei-Würfel in der Anschaffung mit 99 Euro doppelt so viel. Dafür fallen dann keine monatlichen Kosten an.

Im Detail unterscheiden sich die beiden Pakete im Funktionsumfang wie folgt:

[handy_table]

Pro-Paket	Starter Paket
Einmalig 49 Euro für Zei	Einmalig 99 Euro für Zei
9 Euro monatlich	0 Euro monatlich
14 Tage Geld-Zurück- Garantie	14 Tage Geld-Zurück-Garantie
Kostenloser Versand	Kostenloser Versand
Zei	Zei
Zei-Zubehör	Zei-Zubehör
Mobile & Desktop Apps	Mobile & Desktop Apps
Statistiken	Statistiken
API Zugang	API Zugang
Software Updates	Software Updates
Unbegrenzt viele Aktivitäten	8 Aktivitäten
Datenexport	Datenexport
Beliebte Integrationen	Beliebte Integrationen
Priority Support	Priority Support

[/handy_table]

Fazit: Diszipliniertes Zeitersparnis mit hohen Fixkosten

Für Freiberufler oder auch Festangestellte, die viel auf unterschiedlichen Projekten arbeiten, ist der Timeular Zei Würfel fast perfekt. Er ist das Ende für das nervige händische Listen-Pflegen und auf-die-Uhr-schauen und bietet eine sehr genaue Zeiterfassung im Handumdrehen bzw. im Würfel-umdrehen. An dieser Stelle liegt es am Nutzer selbst, wie genau die Datenerfassung final ist. Denn im hektischen Alltag kann es schnell mal passieren, dass man das Drehen des Würfels doch mal vergisst. Zwar lassen sich die erfassten Daten nachträglich noch bearbeiten, jedoch wird eine Korrektur den Meisten schwer fallen. Denn in der Situation verlässt man sich auf den Würfel, schaut nicht auf die Uhr. Im Nachhinein zu sagen, wie viel Minuten der Würfel falsch erfasst hat, kann da schon mal sehr schwer sein.

Um Fehler bei der Zeiterfassung zu vermeiden, wäre eine nach Bedarf, automatische Kontrollfunktion noch wünschenswert. Je nachdem “wie“ vergesslich man als Nutzer ist, könnte man dann z.B. festlegen, wie oft man mittels einer Pop-Up-Benachrichtigung die aktuell laufende Tätigkeit bestätigen soll.

9 Euro im Monat für den Datenexport: Das ist zu viel

Während des Tests wurde uns von Timeular nicht nur der Zei Würfel, sondern auch das Pro Paket für ein halbes Jahr zur Verfügung gestellt. Wir hatten also stets die Möglichkeit, unsere Zeiten zu exportieren z.B. in eine Excel-Tabelle. Normalerweise werden für diese Pro-Version 9 Euro im Monat fällig. Ist man nicht bereit 108 Euro im Jahr für den Datenexport zu zahlen, bleibt nur die kostenlose Basis-Version. Diese hält die Daten jedoch nur in der Timeular-Software fest. Die meisten Nutzer müssen ihre Zeiten jedoch Dritten vorlegen, sodass sie um die kostenpflichtige Pro-Version gar nicht drumherum kommen. Dies ist schade, denn mit 9 Euro monatlich ist dies eine nicht ganz günstige Zeiterfassung. Dennoch bleibt der Timeular Zei eine praktische und leicht zu bedienende Alternative, wenn man es leid ist, ständig Stundenzettel manuell auszufüllen.

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